สร้างระบบจัดการงานพัฒนาโฟกัส ใช้เวลา 30 นาที/สัปดาห์จบได้ทั้งระบบ

วิธีสร้างพัฒนาระบบจัดการงานให้สมองเราทำงานโฟกัสได้ดีขึ้น
[ใครสายงานค้าง ดู 4-Step Weekly Review อันนี้จะมีเวลามากขึ้นเลย ]
.
Tiago Forte (ผู้เขียน Building a Second Brain) บอกว่า
ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ปริมาณงาน แต่อยู่ที่ งานจำนวนมากไม่เคยถูก
“ปิดการตัดสินใจ” (คือตัดสินใจว่างานนี้จะทำยังไงกับมัน แต่ยังไม่ต้องทำมันนะ งงไหมๆ เดี๋ยวอ่านต่อๆ)
.
ทีนี้เขาเลยออกแบบ Weekly Review
เป็นระบบรีวิวงานสั้น ๆ แค่ 30 นาที
เพื่อป้องกัน “งานหลุด งานค้าง และการคิดซ้ำ”
.
เขาใช้หลักจำง่าย ๆ ว่า Framework ว่า ECNT
(E)mail → (C)alendar → (N)otes → (T)asks (ECNT)
.
ถ้าคุณเรียงลำดับนี้ถูก คุณจะเลิกจัดการงานแบบแก้ไฟไหม้
แล้วเริ่มทำงานแบบมีระบบจริง ๆ #อ่านจบปุ๊ปเก่งขึ้นปั๊ป
————————
[0] ECNT Weekly Review คืออะไร
.
คนจำนวนมากไม่ได้ทำงานพลาด เพราะไม่เก่ง หรือไม่ขยัน
แต่พลาดเพราะ งานมันค้างอยู่ทุกที่
อีเมลที่ยังไม่ตอบ นัดที่ยังไม่ได้เตรียม
ไอเดียที่ยังไม่จัด งานที่ยังไม่รู้จะเริ่มตรงไหน
.
ทั้งหมดนี้คือ open loops และมันคือเหตุผลที่คุณรู้สึกเหนื่อย
ทั้งที่ยังไม่ได้เริ่มงานจริง
.
ECNT Framework มันไม่ใช่การวางแผนชีวิต ไม่ใช่ productivity hack
ไม่ใช่ to-do list ใหม่
.
แต่มันคือ ช่วงเวลาตัดสินใจแบบศูนย์รวม
ที่ดึงทุก commitment ในสัปดาห์
มาตอบให้จบว่า
อันไหนจบ อันไหนต้องทำ อันไหนต้องเก็บ อันไหนต้องรอเวลา
.
เรียงลำดับตามทางที่งานที่ไหลเข้ามาจริงๆ ไม่ใช่ตามความรู้สึกของเรา
เรามาดูทีละตัวกัน (E)mail → (C)alendar → (N)otes → (T)asks (ECNT)
.
ทุกสัปดาห์เราจะใช้เวลา 30 นาทีจัดการระบบนี้ โดยเราเรียงลำดับตามนี้เลย
————————-
[1] Email (5–10 นาที) -ตัดงานจากคนอื่นออกจากหัว
.
Email คือแหล่งงานอันดับหนึ่ง ที่ทำให้โฟกัสพัง
.
เพราะทุกฉบับคือ request
และ request = ภาระการตัดสินใจอะไรบางอย่าง
.
กติกาคือ “แตะครั้งเดียว แล้วต้องตัดสินใจทันที”
เราแบ่ง Email ออกมาเป็นแบบนี้

Type 1 – ถ้าอันไหน ไม่ต้องทำ → เก็บ Archive
Type 2 – ถ้าอันไหน ต้องทำ ต้องทำ → เก็บเข้า Task
Type 3 – ถ้าอันไหนต้องเก็บ → เก็บเข้า Note
.
เป้าหมายไม่ใช่ Inbox Zero แต่คือ Email Task ไม่ได้อยู่ในหัว แล้ว
เหมือนแบบ เวลาเรามีคนมา Request อะไรสักอย่าง เราก็แค่จัดที่ให้มันอยู่ก่อน
—————
[2] Calendar(5 นาที) – งานจะเกิดขึ้นจริง ก็ต่อเมื่อมีเวลา
.
Tiago บอกว่า งานที่ไม่มีเวลาใน Calendar คือ งานที่ไม่มีวันเกิดขึ้นจริง
.
สิ่งที่ต้องทำมีแค่ 2 อย่าง
1. มองไปข้างหน้า → เตรียมตัวมัน
2. มองย้อนกลับ → follow-up ตามมัน
.
ทุก Event ต้องมี Task ประกบเป็น Sub Calendar
ไม่งั้นมันจะกลายเป็น surprise
และ surprise = stress
——————-
[3] Notes(5–10 นาที) – ข้อมูลต้องมีที่อยู่
.
ไอเดียดี ๆ ไม่ได้หายเพราะไม่ดีหรือไม่สำคัญ
แต่มันหายเพราะ “ไม่มีบ้านให้ไอเดียนั้นอยู่”
.
Tiago ใช้ PARA Method สำหรับการแบ่ง Note
Project – สิ่งที่เรากำทำอยู่ต่อยอดสิ่งนั้น
Area – พื้นที่เราให้ความสนใจ เช่นเราไปเจอบทความสุขภาพเก็บเข้าอันนี้
Resource – วัตถุดิบที่เราคิดว่าจะเอาไปใช้ในอนาคตได้ เช่น AI Tools
Archive – Project ที่เราทำจบแล้วเก็บมาไว้ในนี้
.
ไม่ใช่เพื่อจัดสวย แต่เพื่อ “หาเจอในอนาคต”
.
Tips ถ้าระหว่างจัดโน้ต เรารู้สึกว่า “อันนี้ควรทำอะไรต่อ” สิ่งนี้ นั่นคือ Task ทันที
—————
[4] Tasks(10 นาที) – เลือกอันที่ต้องทำไม่ใช่กอง
.
To-do list ส่วนใหญ่ ไม่ได้ช่วยให้ทำงานดีขึ้น “มันแค่ทำให้รู้สึกผิด”
.
ECNT Weekly Review ให้เราเลือก แค่ 3 งานสำคัญที่สุดของสัปดาห์
เราจะเลือกงานหลักๆออกมาก่อน 3 อันนี้แล้วทำให้มันจบให้ได้
ส่วน Tasks ที่เหลือยังอยู่ในระบบ แต่ไม่อยู่ในความสนใจ
.
ถ้าเราทำแบบนี้ได้งานเราเยอะเหมือนเดิม555555 อ่าว
แต่ๆ มันจะทำให้หัวเราโล่งขึ้นเพราะเรารู้ว่าต้องทำอะไรแล้ว 3 อย่าง
—————
[5] Mental Model – Clearing the Court
.
Weekly Review ไม่ใช่การเพิ่ม productivity
แต่มันคือ “จัดระเบียบสนามที่เรียกว่างานของเรา”
.
Email → เอางานจากคนอื่นออกไปไว้ที่ต่างๆ
Calendar → รู้ว่าวันไหนเราต้องทำงานไหน
Notes → เก็บ signal ไว้ใช้เป็นไอเดีย ไว้ทำต่อ
Tasks → เลือกว่าลงมือทำอะไรบ้างในแต่ละสัปดาห์
.
พอเราจัดระเบียบสนามความคิด ของงานเราได้ดีขึ้นเราก็จะพัฒนาโฟกัสเราได้ดีขึ้น
———————

ถ้าคุณชอบบทความแนวนี้ แล้วไม่อยากพลาด สามารถใส่ Email ของคุณได้ที่ Link นี้เลย (ฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย)

#สรุปแบบลงดาบ
คนส่วนใหญ่เหนื่อย ไม่ใช่เพราะทำงานเยอะ แต่เพราะ
“ต้องคิดเรื่องเดิมซ้ำ ๆ”
.
Weekly Review ไม่ใช่การทำงานให้มากขึ้น แต่คือการ ตัดสินใจให้งานมีจุดที่จะจบมันได้
.
งานที่ยังไม่ตัดสินใจ (เหมือนโดนค้างคา)เลยจะกินพลังมากกว่างานที่กำลังทำ
.
ระบบนี้ไม่ได้ทำให้คุณขยันขึ้น แต่มันทำให้คุณ “ไม่ต้องแบกงานไว้ในหัว”
เช่น เราเห็น email เข้ามาละ ตอนแรกเราก็จะคิดว่าเดี๋ยวว่างจะไล่อ่านเมล
.
แต่พอเราใช้ ECNT Weekly Review เราก็ รู้ละว่าเดี๋ยวช่วงเวลานี้เราจะอ่านเมล ก็เลยทำให้ เราไม่ต้องพกความรู้สึกว่า “ยังไม่ได้อ่านเมล” ติดหัวเราไป
.
30 นาทีต่อสัปดาห์แลกกับสัปดาห์ที่ไม่ต้องไล่ตามงาน
เราไม่ได้ทำงานเพื่อเป็นทาสระบบ
แต่เราสร้างระบบเพื่อให้มันถือภาระแทนเรา
.
ผมหวังว่าเรื่องนี้จะช่วยสร้างวันของคุณ