วิธีที่ใช้สอน พนักงานที่Google 6642คน ให้พวกเขาจัดการงานของตัวเองได้ทันที

วิธีสร้าง “ระบบกันงานหลุด” แบบที่เขาใช้อบรบพนักงานที่ Google 6,642 คน (ปัญหาของคนงานล้นมือ)
.
Jeff Su เขาเคยทำงานที่ Google 9 ปี
และระหว่างนั้นเขาสอน Productivity ให้พนักงานกว่า 6,642 คน
ผ่านเวิร์กช็อป G2G ภายในบริษัท
.
เขาเลยเอาระบบนั้นมาเล่าให้เราฟัง แบบระบบเดียวเป๊ะ ๆ
เขาเรียกระบบนี้ว่า CORE Workflow
(Capture → Organize → Review → Engage)
.
ใครงานล้นมืออยู่ อยากทำงานได้ดีขึ้นลองมาฟัง ระบบของเขาดูกันครับ
#อ่านจบปุ๊ปเก่งขึ้นปั๊ป
————————————–
[0] CORE Workflow คืออะไร
จริง ๆ เบ้นคิดว่าอันนี้มันคล้ายระบบ CODE ของ Building a Second Brain มาก
.
1. Capture คือ การที่เราจับ Input ทุกอย่างที่เข้ามาลง บันทึกไว้หมด ได้อะไรมาจดเข้าหมดไม่ต้องจำ
.
2. Organize คือ การที่เราหาบ้านให้สิ่งที่ Capture อยู่แบบเร็วที่่สุด ตั้งวันที่ ติดป้ายใส่หมวด
.
3. Review คือ ขั้นตอนที่เราดึงทุกอย่างขึ้นมาตัดสินใจจริง
เปิดลิสต์ เช็กว่าอะไรต้องทำเมื่อไหร่ ใส่ลงใน ปฎิทิน ระบุเวลาให้ชัดเจน
.
4. Engage คือ ถึงเวลาที่จองเวลาไว้แล้วก็ให้ทำตอนนั้นเลย Calendar บอกให้ทำอะไร ก็ทำตามนั้น
.
ทีนี้มาต่อกันที่ [1] ว่าทำไมระบบนี้มันจะช่วยเราได้เยอะมากๆ

———————————–
[1] ปัญหาที่ Googlers เจอบ่อยที่สุด คือ Input เข้ามาล้นมากไป
.
งานเข้าทางหลายทางมากๆในแต่ละวัน ปากเปล่า, Chat, Gmail, Docs

คนเก่งมาก ๆ ก็ยังพลาด เพราะข้อมูลมันไหลเข้ามาตลอดเวลา และเร็วเกินไป

ความทรงจำพัง เพราะสมองทำงานที่ต้องคิดดันเอาไปใช้เพื่อจำทั้งหมด
.
Jeff Su บอกให้เราต้อง Capture (บันทึกมันทุกครั้งทีไ่ด้ Input เข้ามา)
เขาเลยแบ่งข้อมูลในชีวิตงานออกเป็น 4 แบบที่ระบบ CORE ต้องจัดให้ได้:

1. Tasks – งานที่ต้องทำ
2. Ideas – ไอเดียที่โผล่มาเร็วแบบหายง่าย
3. Notes – สิ่งที่ได้จากประชุมหรือการเรียนรู้
4. Media – ไฟล์, เอกสาร, รูป
.
นี่คือ 4 ประเภทข้อมูลที่ CORE Workflow ต้องดูแล
———————————-
[2] ตัวอย่างจริงใน Google: งานที่มาตอนกำลังเคี้ยวอาหาร
.
Jeff เล่าตัวอย่างที่ผมว่า ทุกคนต้องเคยโดนบ้าง 55555
.
เขากำลังนั่งกินข้าวในแคนทีน แบบชิวๆ อยู่ดี ๆ VP เดินมาบอกว่า
.
“ช่วยทำสไลด์ตลาดญี่ปุ่นสำหรับ QBR วันพฤหัสทีนะ”
.
งานเข้าละ ปัญหาคือ เขาไม่มีคอม ไม่มีสมุด ไม่มีอะไรจด
.
นี่คือเหตุการณ์ที่ทำให้ งานหลุด 100% ถ้าเราเชื่อความจำตัวเอง
.
Jeff เลย Capture โดยการ
หยิบมือถือ , เปิด Google Tasks , ใส่งานลงทันที ตั้ง Due date = วันนี้
เขียนสั้น ๆ ว่า “Japan market slides for QBR (Thu)”
.
3 วินาทีจบ ไม่ต้องจำ ไม่ต้องหวังว่าจะนึกออกตอนเย็น
.
Capture คือถังดับเพลิงของสมอง
ยิ่งทำเร็วเท่าไหร่…โอกาสลืมยิ่งน้อยลงเท่านั้น
————————————-
[3] งานจะเกิดขึ้นจริง ก็ต่อเมื่อมันอยู่ใน Calendar
Jeff Su บอกว่า
.
“งานที่ไม่มีเวลาใน Calendar = งานที่ไม่มีวันเกิดขึ้นจริง”
.
ตอนเย็นวันนั้น เขาเปิด Tasks ที่ capture ไว้ตอนกลางวัน
และ “ไม่กด Done ทันที”
.
เขาทำอีกอย่างก่อน:
1. จองเวลา 2 ชั่วโมงในเช้าวันพุธใน Calendar
2. แล้วค่อยกด Complete
.
นี่คือกฎเหล็กที่เขาสอน Googlers และเป็นเหตุผลที่เขาลืมงาน = 0%
.
เพราะพอถึงวันพุธตอนเช้า Calendar เด้งเตือน
ระบบจะบอกเราว่า “ถึงเวลาทำแล้วนะ”
.
ไม่ต้องคิด ไม่ต้องตัดสินใจ
.
Calendar คือพื้นที่ที่งาน จะเกิดขึ้นจริงๆ ไม่ใช่แค่ลิสต์ที่ยาวขึ้นเรื่อย ๆ
——————————
[4] หลายคนคิดว่าระบบนี้เยอะไป
.
Jeff บอกว่า เขารู้ว่าหลายคนคิดว่า
เออ ทำไมไม่ทำให้มันจบ ๆ ไปเลย? จะมาจัดระบบทำไม? (รู้ดี555555)
.
เขาบอกต่อว่า
.
CORE WorkFlow ไม่ได้มาเพิ่มงาน
มันลดภาระทางจิตใจต่างหาก
เพราะพลังงานในสมองเรา ที่เสียไปกับ ความกังวลว่าจะลืม
มันเยอะกว่าพลังที่ใช้ในการเขียนลงแอปเป็นร้อยเท่า
.
และเขาย้ำ 3 ข้อที่ผมว่าโดนมาก

1.วินัยไม่ยั่งยืน แต่ระบบยั่งยืน
2.ระบบที่ดีต้องช่วยเราได้ในวันที่แย่ ไม่ใช่วันที่ไฟแรง
3.ความลำบากตอนตั้งระบบ < ความเครียดสะสมจากการลืมงาน
.
นี่คือเหตุผลที่ Googlers หลายพันคนใช้ CORE แล้ว หายหัวโล่งขึ้น
—————————-
[5] ไอเดียก็ต้องมีระบบ ไม่งั้นมันหายเร็วกว่างานอีก
.
Jeff เล่าตัวอย่างไอเดียที่เกิดขึ้นขณะเดินกลับบ้าน
ตอนที่เขาฟังพอดแคสต์แล้วนึกได้ว่า
.
“อยากเอาเทคนิค Chris Voss + AI roleplay ไปใช้ตอนคุยเรื่องเงินเดือน”
.
สิ่งที่เขาทำเหมือนเดิมคือ
เปิด Google Keep แล้ว Capture ทันที
Google Keep คือที่จดเร็วสุดทั้งพิมพ์และบันทึกเสียง
.
จากนั้นตอน Review รอบเย็น
เขา:
1.เปิดโน้ต
2. ใส่เวลาใน Calendar เพื่อเตรียมตัว
3. เพิ่มหัวข้อ “compensation discussion” ในเอกสาร 1:1
4. Archive โน้ตใน Keep
.
ไอเดียหนึ่งอัน
– ได้ที่อยู่ ได้เวลาทำ อยู่ในระบบ พร้อมแปลงเป็น Action จริง
.
นี่คือสิ่งที่คนทั่วไปไม่ทำ
และเพราะแบบนั้น…ไอเดียดี ๆ เลยหายไปในอากาศตลอด
————————–
[6] CORE จะกลายเป็น กล้ามเนื้อภายใน 2 อาทิตย์
.
Jeff Su บอกว่า ฝึกทำ CORE Work Flow แค่ 14 วัน
มันจะเริ่มทำงานเองแบบออโต้ ไม่หนัก
ไม่หน่วง ไม่ต้องถอนหายใจทุกครั้งก่อนเริ่มงาน
.
เพราะเราไม่ต้องจำอะไรอีกเลย
ระบบถือทุกอย่างแทนเราหมดแล้ว
.
ไม่ต้องใช้ Google ก็ได้
ใช้ Notion, Todoist, Apple Notes ก็ได้หมด
เพราะระบบมันไม่ได้ผูกกับเครื่องมือ มันขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่เราใช้
———————————–

ถ้าคุณชอบบทความแนวนี้ แล้วไม่อยากพลาด สามารถใส่ Email ของคุณได้ที่ Link นี้เลย (ฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย)

#สรุปแบบลงดาบ
.
ในโลกที่งานเข้าทุกทิศ ทุกรายการ ทุกแพลตฟอร์ม ทุกชั่วโมง
สิ่งที่พา Googlers หลายพันคนรอดมาได้คือ “ระบบ”
.
Capture ทุกอย่าง
Organize ให้เข้าที่
Review ให้ต่อเนื่อง
Engage ตามเวลาใน Calendar
.
แค่นั้น ชีวิตจะง่ายขึ้นแบบรู้สึกได้จริง ๆ
.
เราไม่ได้งานเยอะจนทำไม่ไหว เราแค่ไม่มีระบบจัดการงานตอน Input เข้ามาในหัวเรา
.
และวันที่เรามีระบบ เราจะรู้ว่า
มันไม่ใช่เราทำงานเพื่อเป็นทาสระบบ แต่เรากำลังให้ระบบทำงานเพื่อเรา
.
ผมหวังว่าเรื่องนี้จะช่วยสร้างวันขอบคุณ